みなさん
おはようございます
Hide-kichiです。
先日、新しい組織に変更することを受けて、
自分の仕事の棚卸しをしていました。
上司より、担当している案件を数えて教えてくれと、
そんな指示があったからなんですね。
まあ、自分の部署がどれくらいたくさんの業務を行っているか、
ざっくりと経営層に伝えたかったんでしょうね。
で、Hide-kichiの進行中案件はざっと30件。
商品開発として進行中のものですから、
これは周りの同僚と比較しても圧倒的に多いです。
さらに、2人の新人部下を抱え、OJTをしながら、
普通に作業ベースの仕事を行っているので、そのボリュームたるや。。。
多岐に渡る仕事なので、頭の中のハードディスクにも限界があります。
いちいちすべてを覚えていることはできないわけです。
なので、打ち合わせ中にもPCを開きながら、
基本的にすぐできることは忘れる前に関係者メールをしたり、
確認をとったりとアクションを起こします。
それでも電話で説明が必要であったり、
簡易資料が必要な場合は、後で忘れないように
当然メモを取るわけですよね、ノートに。
で、そのノートの取り方が最近変わってきて、
これは自分的にも効率的であると感じたので紹介します。
半年くらい前までは、
いわゆるA５サイズの大学ノートを使っていました。
忘れないようにガンガン書き取って、
何かあれば、振り返るわけです。
メモのとり方はこんな感じです。
・日付 ⇒ いつの情報かを探るときにこれを書いておくのは超重要。
・案件 ⇒ 何の案件かいっぱつで分かるように（企画名とか書いておく）
・要点 ⇒ 重要な決定事項、概要
・ネクストアクション ⇒ 次にどんなアクションを起こしたらよいかを書く。
※Hide-kichiは一目みて分かるように、□←こんな四角のチェックボックスを書いて目にとまるようにしています。
まあ、だいたいこれくらいをメモっておけば後で見たときに思い出せます。
さて、案件が多くなるとどうなるか、
この検索が超めんどくさくなります。
なかなか過去のメモ情報にたどり着くことができません。
なぜならば、案件の項目が多くなって、
さらにノートにはメモ程度の
残しておく必要のない情報もたくさんあるからなんですよね。
そこで、メモのとり方はそのままに、
ノートを変えてみました。
メモパッドですね。これはA５サイズです。
１案件につき１枚。
打ち合わせで書いたら、切り離してファイルに保存します。
で、必要あれば、そのファイルに戻ってメモを探します。
そして、案件が終わればそのメモは捨てる。
そうすると、不要なノートがたまらずに済みます。
もし、永久的に保存しておきたいメモがあるのであれば、
それは、Evernoteの撮影機能で保存しておきます。
企画名をタグ付けしておけば、
いつでもスマホやPCで確認することができます。
そして、そのメモはさっさと捨てる。
そうすると、無駄な情報や無駄な紙が増えなくて済みます。
多くの新人をOJTすると分かるのですが、
できる新人はメモの活用がウマイんですよね。
ちゃんと要点を捉えて書いているし、
Hide-kichiから分かるところでメモを書いています。
なので、なにか理解に不足があったときにすぐに指摘できます。
一方、ダメな新人はメモすら取らない。
メモすら取らないくせにわからない、忘れたと言って、
後で聞き返してくる。
こんな新人は時間泥棒です。
常にどうしたら業務を効率化できるか、考え続けてPDCAを回し続けるHide-kichiでした。
