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時間を効率的に使うことを考える1週間 その2(やらなくていい仕事を見極める)

みなさん

おはようございます

Hide-kichiです。

※平日は毎朝5時に更新しています。

 

さて、昨日は激しい頭痛に悩まされ、

急遽会社をおやすみすることになりました。

 

ここ数年、病欠で休むことはなかったんですけどね。

どうしても耐えられないほどの頭痛でしたので、

病院に行くことにしました。

 

慢性の頭痛ということで、

原因はストレスや肩こりによるものでした。

この頭痛は結構現代人には多いらしいです。

 

なので、ロキソニンなどの鎮痛剤ではなく、

ストレスや気分を安定化させる薬が処方されました。

 

やはりストレスが原因だったんですかね。

 

1日仕事を休んでも問題ない

さて、仕事を1日休みましたが、

その分の仕事は明日以降にもちろん自分に降り掛かってくるのですが、

必ずしも全てではないと考えています。

つまり、今日は今日で、必ずやらなくてはならない仕事もあったわけですが、

全くやらなくても良い仕事もあったはずです。

 

ボクは今たくさんの企画業務を同時並行でこなしているのですが、

担当する企画数が社内でもっとも多く、

その分出席する会議や打ち合わせが多くなります。

 

当然企画が一つの方はそれ1つに集中できるわけですが、

ボクはたくさんの企画があり、それぞれに同じような会議や打ち合わせが出てくることになります。

当然、作成する資料も企画数に合わせて増えます。

上司から求められる企画の土台となる資料の作成も増えます。

 

つまり、倍々と仕事は増えていくんですよね。

 

で、何が言いたいかというと、

昨日1日仕事を休んでも、問題なかったことがたくさんありました。

会議のための資料を保管するための手持ち資料の準備。これはいつも1時間くらい時間を取られています。

※ちなみにこれ、上司が気にしているだけで、いらなくなることが多い資料です。

 

そして、今はチーム制で働いていますので、

ボクが抜けても企画運用に問題ないことがわかりました。

 

ボクの部下は自分の意志で動いて、自分の判断で動いても良かったわけです。

※もちろんボクが入れば、1つの企画だけではなく、その他の企画との兼ね合いを見て総合的に判断することができるんですけどね。

 

やらなくていい仕事(パワーポイント)

パワーポイントでの資料作りをやめましょう。

というか、可能であれば、パソコンでの資料作りをやめましょう。

 

パワーポイントやExcelでの資料作りは見栄えは良いのですが、

もし、細かい計算が不要であったり、

戦略などのイメージを共有するレベルであれば、

A3やA4の白紙に手書きで十分です。

 

多くの仕事は、小さな合意を積み重ねていくものですから、

まず、全体像できたら、まずその時点で手書きの資料で上司に共有。

方向性があっていれば、その次のステップへ進む。

その繰り返しです。

少しづつこまめに共有していれば、上司が考えている方向性と、

自分が考えた戦略との方向性が大きく変わることはありません。

 

そして、こまめに何度も共有か、方向修正(調整)を行っていれば、

全体が出来上がってから方向性が異なり、

全てをやり直すということになることはないからです。

 

共有の回数がとても多くなるのですが、

そのたびに資料を作っていては時間がいくらあっても足りません。

まず、紙ベースで手書きでサラリと資料を作り、

スピーディに仕事をしていきましょう。

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